Gestione Flussi
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Per prima cosa, inseriamo i dati di configurazione del flusso nella schermata di riepilogo:
il nome del flusso che andiamo a creare
Flow collegato al tipo di oggetto: Tutti i flussi devono essere collegati ad un’anagrafica, che sia Azienda, Contatto o Lead. Poiché questi elementi hanno strutture dati differenti, non è possibile creare un flusso che sia collegato a più entità, ed è necessario indicare a quale tipologia il flusso fa riferimento
Fascia Lavorativa: Per creare un flusso è necessario creare le fasce di lavoro, ovvero le fasce orarie in cui il flusso va a calcolare le date di utilizzo. E’ importate capire che la fascia lavorativa va a impattare sul calcolo delle date di scadenza e di creazione degli oggetti all’interno del flusso. Ad esempio, se creiamo una fascia lavorativa da Lunedì e Venerdì, dalle 9 alle 17 (8 ore), quando verrà creata un’attività, la data di scadenza sarà calcolata in base alla fascia. Se l’attività è stata configurata “+1 giorno”, ovvero 24 ore, e siamo il Lunedì mattina alle 10:00, il sistema calcola le 24 ore in base alla fascia, quindi la data di scadenza sarà il Giovedì alle 10:00. Si siamo il Mercoledì alle 10:00 la data di scadenza sarà Lunedì alle 10:00, perché il sabato e la domenica sono esclusi dalla fascia lavorativa. Queste regole, sono comuni in tutte le configurazioni che determinano un intervallo temporale, o una scadenza. Per configurarle, consulta la pagina
Configurazione Fasce OrarieProprietario / Amministratore: I flussi operativi, potranno ricevere i comandi manuali di “Successo”, “Fallimento”, o “Annullamento” solamente da chi ha lanciato il flusso, ovvero il proprietario del flusso operativo, dagli utenti del gruppo “System Administrator” oppure dal Proprietario / Amministratore del template del flusso, quello indicato nel campo.
Attivo: se il flusso è attivo, e quindi può essere lanciato
Univoco (Solo una volta): Il flusso può essere lanciato solamente una volta per anagrafica. Se si cercherà di far partire il flusso una seconda volta, l’operatore verrà avvisato con un fallimento del vincolo. Altrimenti bisognerà andare nel cruscotto dei report dei flussi e cancellare quello già eseguito sull’anagrafica.
Cliccando su
Salva e vai all'editor del flusso possiamo andare a costruire/editare il nostro flusso operativo
Andiamo ora a costruire il flusso accedendo all'editor:
Dalla colonna a sinistra, possiamo accedere agli elementi disponibili per la costruzione del flusso, semplicemente cliccando sul nome del nodo da inserire.
Sotto il modulo
Oggetti del Flow si trovano i nodi che creano degli oggetti nel CRM, come attività e opportunità, solitamente elementi che hanno una data di scadenza e che quindi mettono in attesa il flusso. Gli oggetti che possiamo trovare sono:
Oggetto
Attività: Con questo nodo andiamo a creare un’attività, e definiamo il tempo di scadenza dell’attività, che sarà anche la scadenza del nodo del flusso. La data di scadenza sarà calcolate un base alla fascia lavorativa del flusso.
Possiamo decidere se assegnare l’attività ad un utente specifico, oppure all’utente che ha lanciato il flusso. All’interno della descrizione e della nota interna possiamo definire alcuni campi unione dell’anagrafica, dell’ultima opportunità o dell’ultima attività creata dal flusso. Con questo nodo avremmo 4 punti di uscita. Successo, Fallimento, e Annullamento, che sono selezionabili dall’utente, dalla maschera dell’attività. Timeout sarà lanciato dal sistema, alla scadenza del dell’attività. Se è presente un’opportunità precedente al flusso, è possibile agganciare l’attività all’ultima opportunità del flusso. Questa funzionalità non è accessibile se si tratta di una riapertura dell’attività.
Oggetto
Attività e continua: Come l’oggetto attività solo che non scatena un timeout, ma genera esclusivamente l’attività e procede con il flusso. L’operatore non ha la possibilità di selezionare il risultato dell’attività perché il flusso è già in uno nodo successivo.
Oggetto
Opportunità: La logica è uguale all’”Oggetto Attività”, ovviamente con i parametri di creazione dell’opportunità.
Oggetto
Opportunità e Continua: Come Oggetto Attività e Continua
Oggetto
Aspetta: E’ possibile bloccare il flusso per un determinato intervallo di tempo. Il nodo avrà 2 punti di uscita, il Timeout e il Fallimento. Il Timeout verrà lanciato quando il tempo di attesa impostato nelle configurazioni sarà trascorso Il Fallimento verrà lanciato quando, o l’evento non è stato configurato correttamente, o quando sono state superate il numero massimo di iterazioni
Gli
Eventi del flow invece eseguono all'interno del flusso un'operazione automatica che fa poi procedere il flusso allo step successivo
Le
Condizioni consentono di inserire un blocco che divide il flusso in base al fatto che le condizioni inserite siano verificate o meno
Infine, gli eventi di
Chiusura del flusso determinano se il flusso sia andato a buon fine oppure no.
Alcuni esempi di utilizzo degli oggetti del flusso
- Allunga Scadenza Attività/Opportunità
Creare un nodo ricorsivo, al timeout dell’attività agganciare un “nodo” Allunga Scadenza Attività. All’interno configuriamo i parametri “Massimo Iterazioni” a 2 e l’intervallo di tempo, di quanto, dall’ultima scadenza verrà prolungato il timeout dell’attività.
Al “Successo” del nodo, mandiamo una notifica di scadenza, e colleghiamo il nodo all’ultima attività creata. Facendo così la data dell’attività rimarrà invariata, mentre la data di scadenza attività verrà prolungata per l’intervallo di tempo impostato nelle configurazioni del nodo “Allunga Scadenza Attività”.
Il ciclo sarà lanciato per 2 volte (Massimo Iterazioni), mentre alla terza, darà fallimento, e quindi andrà nel nodo rosso di fallimento del flusso.
E’ possibile concatenare più nodi di “Allunga attività” per poter lanciare notifiche diverse a tempi di scadenze diverse
Facendo così le prime due volte che scadrà l’attività sarà notificato l’operatore configurato sul nodo “Notifica Scadenza” alla terza volta, scatterà il nodo “Allunga Attività per l’ultima volta” che manda una mail al reponsabile, e allunga l’attività. Alla quarta scadenza il flusso andrà in Fallito.
Per le opportunità la configurazione segue le stesse logiche, ma bisognerà utilizzare i nodi Opportunità e “Allunga Scadenza Opportunità”
E’ possibile bloccare il flusso per un determinato intervallo di tempo. Il nodo Aspetta avrà 2 punti di uscita, il Timeout e il Fallimento. Il Timeout verrà lanciato alla scadenza del nodo, quindi quando sarà passato il tempo di attesa impostato nelle configurazioni. Il Fallimento verrà lanciato quando o l’evento non è stato configurato correttamente, o quando sono state superate il numero massimo di iterazioni.
Ad esempio al fallimento dell’attività di “Primo Contatto” è possibili bloccare il flusso per 1 mese e poi, scaduto questo lasso di tempo il sistema genererà un’attività di “Ricontatto”.
- Utilizzo con Riferimenti ciclici
Possiamo creare dei riferimenti ciclici utilizzando il comando “Aspetta” per effettuare dei controlli a intervalli di tempo schedulati. In questo flusso, ad esempio, al successo dell’attività “Primo Contatto”, notifica all’operatore l’obbligatorietà di compilazione del campo aggiuntivo, poi nel nodo IF controlla se il campo è stato compilato. Se il campo è compilato, il flusso prosegue, altrimenti entra nel nodo di attesa, e ogni 3 giorni, per un massimo di iterazioni di 10 volte, effettua il controllo del nodo IF. Alla decima volta, il nodo darà fallimento e manderà una mail al che il flusso si è concluso con stato “Fallito”
Esempio Operativo di un flusso
Nella sezione allegati della pagina è disponibile un flusso di esempio per la gestione di un potenziale cliente (lead): per importarlo, dal menu comandi dell'editor del flusso, cliccare su importa struttura flusso e quindi incolla il codice che trovi nel file di testo.
Il processo di questo flusso prevede che, all'inserimento di un nuovo lead, venga fatto innanzitutto un controllo per verificare se è presente l'email, quindi viene avvisato il commerciale dell'anagrafica con un SMS del nuovo potenziale cliente; se l'anagrafica ha un'email, il lead riceverà una mail di benvenuto per notificargli che abbiamo i suoi dati a sistema.
Fatto questo, viene creata una attività di tipo telefonata affinchè chi ha avviato il flusso contatti il lead con lo scopo di avviare una opportunità. Il commerciale dell'opportunità avrà 5 giorni per chiudere l'opportunità altrimenti verrà avvisato l'amministrazione di sistema e riassegnare l'opportunità (allungandone la scadenza).
Se l'opportunità andrà andrà a buon fine verrà creata una nuova attività telefonata per un richiamo di follow up al cliente, altrimenti verrà avvisato l'amministratore del fallimento del flusso.
Dal punto di vista operativo, l'utente andrà ad attivare il flusso dall'interno dell'anagrafica:
I primi eventi si svolgono indipendentemente (verifica email, invio email benvenuto, SMS al commerciale) ed il sistema si ferma quindi al primo elemento che richiede l'operatore per proseguire: l'attività.
L'utente svolge l'attività normalmente: una volta eseguita (salvata e fatta) può riaprirla per cliccare sul cruscotto del flusso e selezionare se lo step è andato a buon fine, è fallito oppure il flusso va abortito per qualche ragione. Questa operazione deve essere fatta a mano poiché il fatto che l'attività sia stata eseguita non significa necessariamente che lo step sia positivo (ad esempio può essere che il cliente non desideri essere contattato).
Cliccando sulla spunta verde si procederà al punto successivo del flusso con esito positivo; la spunta rossa per seguire il ramo rosso di esito negativo mentre ls X abortisce il flusso.